2019年10月10日公開 2019年10月31日更新

これが正解！今更きけないｅメールの出し方・返信マナー

日本で学ぼう

ビジネスでの情報伝達の手段として不可欠なビジネスメール。

日本のビジネスの現場では、社内社外の通信手段として電子メール、昨今ではLINEなどの電子機器を使用した文字情報伝達がスタンダードになっています。

しかし、メールやLINEなどの文字情報伝達が不向きな時もあります。

メールやLINEは、顔の見えないやりとりですので、特にビジネスのメールはあなたのメール1つで会社の印象が左右されてしまいます。

このページでは電子メールの基本と注意点、使用する上でのポイントやメールで使われてビジネス敬語などを紹介しています。

ビジネスメールの長所と短所を知り、メリットだけを利用しビシネスに活用するマナー

ビジネスメールは、その長所と短所を知った上で利用する必要があります。

ビジネスメール5つの長所

先方の時間を拘束しない
同時にたくさんの人に情報を送信することができる
多めの情報やファイルも瞬時に送信できる
情報を残せるので履歴が追え、確認に使うことができる
たくさんのメールでも検索機能を使い瞬時に情報へアクセス可能

ビジネスメール5つの短所

先方が読まれてたかどうか確認できない
誤送信の危険がある
コミュニケーションが簡素になることがあり誤解が生まれやすい
メールを嫌う人、よくない状況がある
情報が残ってしまう

電子メールのマナー｜ビジネスメール5つの短所に対処する

先方が読まれてたかどうか確認できないから、ビジネスメールは急ぎの用件には向いていません

しかし、多めの情報やファイルも瞬時に送信できる長所を活かし、急用の時でもメールを使用したいことは多々あります。そのような時は、必ずメールの送信後に先方へ、「急ぎの資料をメールでお送りしたのでお読みいただけますでしょうか」と電話で補導すると良いでしょう

誤送信が発覚した場合は迅速な対処が必須です

ビジネスメールのやり取りで、誤送信は情報漏えいにつながる恐れがある重大なミスです。「メールホルダーをキレイにする」「メールアドレスの管理をしっかりと行う」「送信時に第三者がチェックをしなければ送信ができない機能の導入」などで誤送信起こらぬように細心の注意を払います。

もしも、メールの誤送信をしてしまった時は、速やかに電話で謝罪をすることがマナーです。

先方と連絡がつかない時は、件名に【重要】「メール誤送信のお詫び」「メール内容誤記のお詫び」の件名で、謝罪と併せてメールを開封せずに削除してほしい旨を伝えるメールを送りましょう。

メールは受信者の都合で解釈される危険をはらんでいる

先方と対面でのやり取りであれば、相手の反応を見て言い換えたり、説明を追加することも出来ますが、メールでは受信者の理解力で解釈されます。

そんなはずではなかったと誤解を受ける文書を避け、スペルミスはないか、ねじれ文となっていないかメール文をしっかり確認することが大切です。

メールを嫌う人や先方のビジネススタイル・嗜好を見極めて伝達手段をと

ファイルや写真など瞬時に送信できる長所があるメール、しかし相手の許可を得ずに、初めての相手に添付ファイルを送るのは失礼になります。

容量の大きなファイルを送信ときは、圧縮ソフトなどで小さくして送りますが、データファイルの形式によっては相手が開くことができない場合があります。

また、添付ファイルを不用意に開くことでウィルス感染する場合があり、添付ファイル付きメール受信拒否の設定をしている先方があることも知っておきましょう。

日本のビジネスマナーの中では長い間、メールはあくまでも礼儀作法やマナーの面で略式であるとされてきたため、年配の一部のビジネスマンの中にはメールでのやり取りを好ましく思っていない方もいらっしゃるのが事実です。また、年配の方だけでなく、なりすましメールの問題もありますので重要な要件のメールでのやり取りを嫌うビジネスマンは多くいます。

ビジネスは先方への思いやり気遣いで、スムーズに進み、コミュニケーションの善し悪しは相手が決めます。先方のビジネススタイル・嗜好を見極めたり、確認をとったりして、メール、電話、LINE、郵送書面、スカイプ、フェースブックメッセンジャー、ドロップボックスなど先方の好みの伝達手段でやり取りをするようにするのが良いでしょう。

ビジネス電子メール｜7つの注意点

宛先（TO）メール送り先に間違いがないか3度確認（本文を書く前、書いている途中に1回、送信時）
件名は用件、概要がわかるように、簡潔に書く
本文の冒頭に宛先の名称を書く
ビジネスメール本文の書き方に自信がない場合は、テンプレートを参考に文を書く練習すると良いでしょう
署名の機能を活用し、文末には差出し人の連絡先やメールアドレスを明記する
文字化けする機械依存文字を使わないように
同時に複数のメールを送信する時のCCとBCCに注意を払う

機械依存文字とは	パソコンの種類や環境（OS）に依存し、異なる環境で表示させた場合に、文字化けや機器の誤作動を引き起こす可能性のある文字のことです。文字コードにUTF-8などを採用することによって解決できます。
TOとは	宛先です。メ－ルを送る相手のメールアドレスを入力します。メールを「あなたに送っていますよ」という意思表示です。
CCとは	カーボンコピー(Carbon Copy)の頭文字の略で複写の意味です。 TOの人にメール送ったので、「あなたも念のため複写を見てくださいね」と情報共有に使います。 CCに入力したメールアドレスにも、同じメールが送信されます。
BCCとは	ブラインドカーボンコピー(Blind Carbon Copy)の頭文字の略で、複写相手を見せないの意味です TOに送信のメール「あなたも念のため複写を見てくださいね」と情報共有をする時に使いますが、BCCに入力されたメ－ルアドレスは、TOやCCや他のBCCでの受信者には表示されません。一斉メール送信の際に用いられることもあります。