マナーを知ってクールにキメる！できるビジネスマンの名刺交換徹底解説！
名刺交換はビジネスを円滑に進めるための入り口です。
場数をこなすと慣れるものですが、あなたは名刺交換の基本を押さえているでしょうか？
今回は名刺交換でのビジネスマナーを徹底的にご紹介します。
名刺交換の役割
名刺交換の役割とは、あなたがその会社の人であることを証明するものです
名刺は、下記の情報を正確に相手に伝える役目をします。
- 社名（または団体名）
- 氏名
- 所属（部署名）
- 肩書き（役職名）
- 連絡先住所
- 電話番号
自分の氏名が難読な場合、名刺を作る際に氏名の読みがな（ふりがな）を入れておきましょう。
近年は外国との取引も多いことから、表が日本語、裏には現地の言語で作られたり、日本語と英語を記載するのが一般的です。
名刺交換は、あなたがビジネスマンとしての常識をわきまえているかどうか判断される場となります！
日本の社会人として、ビジネスマンとしてマナーのある人物なのか、この人物と取引しても大丈夫だろうかと、人物、会社、団体を判断される材料となります。
折り曲がり、汚れた名刺を相手に渡すことはNGです。
ビジネスパーソンとして、名刺は常にきらさないように注意しておいて下さい。残りの名刺の枚数を確認し、なくなりそうな時は、早めに注文をしておきます。
名刺入れは、下半身のポケットへ入れるのはNGです。椅子に座ったとき、名刺も名刺入れも折れ曲がり、ズボンのお尻のポケットの場合は、椅子に座った時に尻に敷くことになりますので失礼となります。
財布から名刺を取り出すのもおすすめしません。名刺入れも相手にみられていることに気を配り、質・色・形などにこだわって、センスの良いものを準備しておくとよいでしょう。
名刺の出し方の基本
名刺交換をする基本姿勢を作る
名刺交換は、初対面の相手と、必ず立った状態で行います。
着席していた時は、スムーズに立ち上がり、お辞儀をし、あいさつを交わします。また、間にテーブルなどを挟まずに、直接相手と対面する位置で名刺交換します。
美しい姿勢を意識して、きちんと相手の正面で、両手は体の横ではなく、前に出して重ねます。
足は閉じ、背筋を伸ばし、顎を少し引いて、胸を張ります。
お辞儀をしたら名刺を出す
慌てず、速やかに名刺が出せるよう、スーツの上着ポケットに専用の名刺入れを常備しておくようにします。
ご自身の名刺入れが二つ折りのタイプでしたら、輪になった部分が相手に向いている状態で名刺を取り出します。二つ折りのタイプの名刺入れの割れた面を相手に向けないのが礼儀となっています。
お辞儀をしたら名刺を出します。
お辞儀は首だけではなく腰から体を折って、相手の靴のつま先に視線を落としながらゆっくりお辞儀をします。 確度は約30度を意識します。
社名、部署名、氏名を相手に伝えながら名刺を差し出します。「わたくし○○○会社の○○と申します。よろしくお願いいたします。」
名刺は売り手から先に渡す
世間では、お金を払う側のほうが立場が高いのが一般的です。お金を受け取る側の売り手が低い立場になります。
名刺は原則として年齢や役職の低いほうの人、売り手から先に差し出します。
もし、立場が上の相手から先に名刺を差し出されたときは「申し遅れました」と言ってから、名刺を差し出します。
ただし、懇親会や立食パーティなど、は会っただけではわかりにくいことがあるので、取引上の立場を優先させて、あなたが売り手側でしたら先に名刺を差し出しす方が良いでしょう。
相手に対して敬意をはらう意味で、自らが控えめな態度で先に名刺を差し出すこともあります。
グラスやお皿は一旦おき、必ず両手で差し出すようにしてください。
名刺は両手で差し出す
名刺は両手で持ち、相手に字が読めるように向けて、相手の胸の辺りに差し出します。名刺を持つ手は、なるべく文字に指がかふらないようにします。
上司と、また複数人数で取引先へ行った時は、役職の高い人から出します。
複数人と名刺を交換する状況では、目上の人から順に名刺交換します。たとえば、社長、部長、課長、係長などの順です。
上司に同行した際は、自分の名刺はすぐには渡さず、上司が名刺を出すのを待ってから、自分の名刺を出すようにします。
つまり名刺交換の場に同じ会社の人が複数いたらまず地位の高い人から順に名刺を出していくことになります。
上司同士があいさつしている間、双方の部下は立ったまま待つのがマナーです。
上司同士の交換が始まったら、部下同士が交換しはじめます。
すべての名刺交換が終わったら、お客様が席についてから、着席します。
名刺の受け取り方
名刺は両手で受け取る
名刺を差し出されたら、右手に左手を添えるようにして両手で受け取ります。
名刺を受け取る時は、黙ったままではなく「ちょうだいいたします」と言うようにします。
名刺を受け取ったら、すぐにしまわずに、一通り見て相手の名前や役職名を確認します。
その際、声に出して「〇〇さんですね」と相手の名前を呼んでみましょう。
二度目の面会以降に相手の名前の読み方を確認するのは失礼ですので、読み方のわからない漢字がある場合は、この時に伺います。
「恐れ入りますが、読みがなをお名刺に書かせて頂いてもよろしいでしょうか？」と、その場で相手に了承を得た上で、復唱をしながら先方の名刺に読みがなを書きましょう。
受け取った名刺は丁寧に扱うようにします
応接室、会議室などテーブルがある場合には、面談が終わるまで、名刺をきれいに並べテーブルの上に出しておきます。
相手が複数名のときは、相手の席順に合わせて並べると、顔と名前が一致して覚えやすいでしょう。
名刺を出しておく位置は左手前が多いのですが、相手や、同行者の着席位置との関係により、臨機応変に変えてかまいません。
テーブルに置いた名刺を名刺入れにしまう動作は、そろそろ面談が終わる合図です。
書類や資料が多く、名刺をテーブルに並べると邪魔になってしまうような時や立食パーティの時には、「失礼します」と相手に声をかけ、名刺入れに名刺を入れてポケットやバックにしまっても構いません。
受け取った名刺は直接ポケットなどに入れず、丁寧に名刺入れにしまいましょう。
名刺を忘れてしまったら
特に来客との面談の前や、他社を訪問する前には必ず名刺入れの中をチェックします。
それでも印刷が間に合わなかったなど、もしも万が一、名刺を切らしてしまっている場合は、下手な言い訳は言わずに、「ただ今、名刺を切らしてしておりまして、申し訳ございません」と謝ったほうがよいでしょう。
ビジネス上で名刺交換が必要ない、特別な事情であえて名刺交換をしない判断が必要なこともあります。この時も「ただ今、名刺を切らしてしておりまして、申し訳ございません」で乗り切ることができます。
名刺交換の時にやってはいけない行動のおさらい
日本の名刺交換には、やってはいけないタブーがありましたね。ここにもう一度ポイントをまとめています。
- 名刺入れをどこに入れたか忘れ、バッグの中をごそごそと、相手の前で探す
- 名刺をテーブルを挟んで渡す
- 椅子にどかっと座った状態で名刺を差し出す
- 上司に同行した時、上司より先に、自分が相手と名刺交換する
- 折れ曲がっている名刺、汚れている名刺を渡す相手に渡す
- 名刺の向きを逆で相手に差し出す
- 先方から出された名刺を片手で受け取る
- 受け取る時、相手の会社のロゴや文字の上に指をかぶせる
- 受け取った名刺を面談しながらもて遊ぶ
- 名刺の空白や名刺の裏をメモ代わりに使う
- 受け取った名刺を机の上に忘れて帰る
頂いた名刺の管理
頂いた名刺は、早めに管理、整理しておきましょう。
交換した日付、場所、先方の商品やサービス内容、相手との会話や印象に残るエピソード、相手の印象、相手のプライベートな情報（趣味、嗜好、家族、交友関係の話）など得られた情報はメモしておくと良いでしょう。
次回、先方に会う際に、前回の内容を覚えていて話題にあげるのは好印象となります。
部署の引き継ぎの際も、お相手情報がメモされているとスムーズに引き継ぎができます。
一度、名刺交換した相手に幾度も名刺を差し出すのは、覚えていないのか！と失礼になることもあります。しかし、相手に後日資料をお送りする際に名刺を添えると、相手に安心を与えることができます。
名刺管理は、アプリを活用するのも効果的です。
まとめ
ビジネスでは積極的な姿勢や、礼儀正しさが重要です。相手に対して敬意をはらい、相手の印象に残る名刺交換を心がけましょう。
新入社員であれば多少の失礼は笑って許されても、入社数年も経っていれば、常識をわきまえていないビジネスパーソンのレッテルをつけられてしまいます。
相手によっては名刺を出し忘れたり、遅れて会議や面談に参加することになったなど、お会いした直後に名刺交換のタイミングがないケースもあります。
そういう場合には、会議や面談が終わって帰る間際に「恐れ入りますが、お名刺を一枚いただけないでしょうか？」と依頼しても、マナー違反ではありません。
ビジネスの信頼関係は名刺交換から始まると言っても過言ではありません。ビジネスチャンスの芽はいろんなところから生まれるものです。
スマートに、迅速に、笑顔で名刺交換できるよう、練習してみましょう 。
